Program CRM
Faktura VAT jest dokumentem handlowym, potwierdzającym operację gospodarczą, między sprzedawcą a nabywcą. Powinność korzystania z faktur VAT określa Ustawa z dnia 11.03.2004 o podatku od towarów i usług, z późniejszymi zmianami, określana potocznie 'Ustawą o VAT'.
Na uwadze mieć należy, iż fakturę należy wystawić najpóźniej z chwilą zaistnienia obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż 30 dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Standardy te nie dotyczą wystawiania faktur VAT w temacie dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu, usług telekomunikacyjnych, radiokomunikacyjnych oraz usług wskazanych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy o usługach komunalnych, jeżeli faktura VAT zawiera dane, którego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Do najczęściej wystawianych faktur kwalifikujemy: Faktura VAT marża jest dokumentem, stosowany przez tych, którzy uprawnieni są do uiszczania podatku zgodnie z procedurą marża. Procedurę wspomnianą wykorzystują m. in. płatnicy świadczący usługi z zakresu turystyki oraz ci, którzy dokonują dostawy produktów używanych. Według ustawy o VAT, marża to różnica między kwotą należności, którą powinien uiścić nabywca usługi lub produktu, a ceną, jaką zapłacił płatnik towarów lub usług zakupując je od innych podatników (transport, wyżywienie, ubezpieczenie, zakwaterowanie). Faktura marża jest dokumentem wiele bardziej uproszczonym, niż podstawowa faktura VAT. Nie musi ona zawierać następujących danych:
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- wartość sprzedaży netto,
- cena jednostkowa netto,
- suma wartości sprzedaży z uwzględnieniem stawki,
- stawka podatku
Faktura VAT zaliczkowa jest dokumentem, mającym na celu potwierdzić, że należność za wydany towar lub wykonaną usługę została pobrana bądź w całości, bądź w części, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Jeżeli zatem sprzedawca lub wykonawca usługi otrzymał wcześniej przedpłatę, zaliczkę, zadatek, czy ratę, fakturę wystawia się nie później niż 7 dnia od daty otrzymania kwoty.Faktura zaliczkowa , zawierać powinna :
- kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę podatku,
- dane dotyczące zamówienia lub umowy,
- daty wystawienia oraz numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy i nabywcy, oznaczenie 'Faktura VAT' lub 'Faktura VAT-MP' ,
- datę otrzymania części/ całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli ta nie pokrywa się z datą wystawienia faktury,
- stawkę podatku,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży
Podatnicy nie muszą wykazywać na fakturze VAT swojej marży. W fakturze wpisują wyłącznie:
- nazwę towaru lub usługi,
- imię, nazwisko/ nazwę sprzedawcy,
- numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
- kwotę należności ogółem wyrażoną cyframi oraz słownie dzień,
- dzień, miesiąc, rok dokonania sprzedaży,
- jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług,
- adresy
W przypadku, gdy faktury zaliczkowe nie pokrywają całej sumy brutto, sprzedający - po sprzedaży] towaru lub wykonaniu usługi - wystawia fakturę na zasadach ogólnych. Sumę wartości produktów lub usług w tym przypadku, pomniejsza się o kwotę otrzymanych części należności, z kolei wartość podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących pobranie części należności. Faktura ta powinna obejmować numery faktur wystawionych przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi.
W sytuacji, gdy faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca nie wystawia faktury w terminie podanym wyżej. Jeżeli po wystawieni faktur zaliczkowych nastąpi konieczność do zastosowania innej stawki VAT, wówczas należy wystawić fakturę korygującą.
Faktura pro forma jest typem dokumentu, który nie należny do dokumentów księgowych. Jest on zapowiedzą, że dokument, np. faktura VAT, zostanie wystawiony. Polskie przepisy nie regulują kwestii wystawiania faktur pro forma, faktury te mimo to funkcjonują w obrocie gospodarczym i chętnie wykorzystywane są przez przedsiębiorców.
Faktura pro forma zawiera te same szczegóły, co faktura VAT, odróżnia ją tylko oznaczenie 'Faktura pro forma' w miejsce 'Faktura VAT'. Pamiętać należny, że faktura pro formy nie zwalnia płatnika z konieczności wystawienia faktury na zasadach ogólnych, bowiem sam w sobie nie tworzy dowodu dokonania transakcji. Nie jest zatem w myśl ustawy dowodem księgowym, w związku z tym podatnik nie ma sposobności ujęcia jej w rejestrze zakupów, rejestrze VAT oraz w konsekwencji w deklaracjach VAT.
W handlu faktura pro forma pełni funkcję pewnego typu oferty transakcji sprzedaży (towaru i usługi). Pełni ona funkcję informacyjną, za sprawą tego, iż z jej pomocą sprzedający ilustrują kupującym zasady umowy sprzedaży. Będą to zatem strony kontrahentów, przedmiot sprzedaży, kwotę sprzedaży i termin zapłaty. Co więcej faktura pro forma może być uważana za poświadczenia odebrania zlecenia, natomiast dla klienta może być informacją o konieczności wpłacenia przedpłaty przed przyjęciem produktu lub świadczeniem usługi.